Il existe très peu de règles applicables au PV du CHSCT, les obligations dans ce cadre sont quasi inexistantes.  Pour autant, il convient de rester vigilant en raison de l’importance de ce document.

1. Situations impliquant la rédaction d’un PV par le CHSCT

Un PV doit être rédigé lors de chaque réunion obligatoire du CHSCT, soit au minimum une fois par trimestre (C. trav., art. L.4614-7), mais également à la suite de tout « accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ou à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel » (C. trav. art. L.4614-10).

Le CHSCT doit également rédiger un PV suite aux consultations obligatoires de l’institution par l’employeur, notamment en cas de « décision d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail […] » (C. trav., art. L.4612-8 et suivants). Enfin, le CHSCT établira un PV lors de l’examen du rapport annuel faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail et des actions menées au cours de l’année écoulée, ainsi que du programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail, tous deux présentés par l’employeur.

2. Modalités applicables à la rédaction d’un PV de réunion du CHSCT

Il appartient au secrétaire du CHSCT de rédiger le PV (Circulaire n° 93-15 du 25 mars 1993), la jurisprudence accepte toutefois qu’il puisse se faire aider. Rien n’est précisé dans le Code du travail s’agissant du contenu du PV, toutefois il est conseillé d’y faire figurer un certain nombre d’éléments tels que : les informations qui ont été transmises au CHSCT, les avis émis lors des consultations, les décisions, les propositions d’amélioration des conditions de travail, etc.

Enfin, une fois le PV de réunion du CHSCT rédigé, ce document devra être tenu à disposition de l’inspecteur du travail, du médecin du travail et des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale (C. trav., art. R.4614-4). En outre, le PV réalisé à l’occasion de la présentation du rapport et du programme précité devra être joint par l’employeur en vue d’obtenir des marchés publics, des participation publiques, des subventions, des primes de toute nature ou des avantages sociaux et fiscaux (C. trav., art. L.4612-17).

Bien que les obligations relatives au PV de réunion du CHSCT soient peu nombreuses, ce document n’en est pas moins important au regard des situations dans lesquelles il doit être établi et de l’utilité qu’il est susceptible d’avoir par la suite.

En principe la rédaction du PV du CHSCT doit être effectuée par son secrétaire. Cependant, au regard parfois de la difficulté et de la longueur de cette tâche, il est possible de la confier à un prestataire extérieur.

1. La sous-traitance de la rédaction du PV de réunion du CHSCT : une pratique admise

Rien n’interdit, au regard de la règlementation, de recourir à un prestataire extérieur pour rédiger le PV de réunion du CHSCT. La jurisprudence l’a d’ailleurs expressément admis concernant le recours du CHSCT à une sténodactylographe. Ainsi dans un arrêt du 7 janvier 1988, la Cour de cassation affirme que « le membre du comité qui est désigné comme secrétaire, et a à ce titre la responsabilité de l’établissement des procès-verbaux, peut se faire assister dans cette tâche par un salarié du comité avec l’accord majoritaire de cet organisme » (Cass. Soc., 7 janvier 1988, pourvoi n° 85-16.849).

En pratique, lorsque la rédaction du PV de réunion de CHSCT est sous-traitée par un prestataire extérieur, celui-ci soit rédigera le PV sur la base d’un enregistrement (pratique également admise par la jurisprudence) fourni par le CHSCT, soit se déplacera dans un premier temps pour assister à la réunion, prendra des notes ou enregistrera les débats, et procédera à la rédaction dans un second temps.

2. Pourquoi sous-traiter la rédaction du PV de réunion du CHSCT ?

Le PV de réunion du CHSCT est un document important auquel les membres du comité pourront se référer à tout moment. En outre il est conservé dans l’entreprise et tenu à disposition de l’Inspecteur du travail, du médecin du travail, et des agents de services de prévention des organismes de Sécurité Sociale (C. trav, art. R.4614-4, alinéa 2). C’est pourquoi il est nécessaire que sa rédaction fasse l’objet du plus grand soin.

Par ailleurs, sauf en cas d’accord plus favorable, le temps passé à la rédaction du PV de réunion du CHST est imputé sur le crédit d’heures de délégation du secrétaire. En effet, l’article L.4614-6 du Code du travail prévoit expressément les situations dans lesquelles les heures de délégation ne seront pas déduites et le temps passé à la rédaction du PV n’en fait pas partie. Au regard de la durée en général assez longue de cette tâche il est fort probable que secrétaire aura à utiliser son temps personnel pour rédiger le PV, ce qui pourra être évité en sous-traitant l’activité.

En tout état de cause, le secrétaire reste le signataire et donc le responsable du contenu du PV de réunion du CHSCT.